Zatrudniając pracownika warto zadbać o zabezpieczenie na przyszłość informacji ważnych i kluczowych z biznesowego punktu widzenia. Pomyłka w tym zakresie może bowiem firmę dużo kosztować i przynieść nieodwracalne skutki, za które pracownik nie będzie ponosił odpowiedzialności. Nie wystarczy tu jednorazowe działanie ale potrzebna jest długofalowa polityka obejmująca działania faktyczne, prawne i zabezpieczenie techniczne.

W orzecznictwie przyjmuje się wykorzystanie przez pracownika we własnej działalności gospodarczej informacji, co do których przedsiębiorca (pracodawca) nie podjął  niezbędnych działań w celu zachowania ich poufności, należy traktować jako  wykorzystanie powszechnej wiedzy, do której przedsiębiorca nie ma żadnych  ustawowych uprawnień. I choć pracodawca może wybierać roszczenia i rodzaj odpowiedzialności pracownika, a wachlarz możliwości jest tu szeroki, działania te nie będą skuteczne jeżeli wcześniej nie zadbał o swoje interesy.

Informacja staje się tajemnicą

Jeżeli na co dzień pracownik ma dostęp do informacji, które pracodawca chce chronić musi temu dać wyraz zarówno zabezpieczając te informacje technicznie (np. bezpieczeństwo sieci informatycznych), faktycznie (dozór fizyczny, kontrola dostępu do pomieszczeń, monitoring ) jak i prawnie. Sposób tej ochrony i jej poziom powinien determinować rodzaj informacji podlegających ochronie. Należy pamiętać, że zgodnie z art. 11 ust. 4 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, tajemnicę przedsiębiorstwa stanowią nieujawnione do wiadomości publicznej informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, co do których przedsiębiorca podjął niezbędne działania w celu zachowania ich poufności. W orzecznictwie nie ma sporu co do tego, że informacja staje się „tajemnicą”, kiedy przedsiębiorca przejawi rzeczywistą wolę zachowania jej jako niepoznawalnej dla osób trzecich. Nie oznacza to, że do danych nie może mieć dostępu wąskie grono osób czyli np. pracownicy. Ważne jest jednak to, żeby aby pracodawca poinformował pracownika o tym jakie informacje są poufne (por. wyroki Sądu Najwyższego z dnia 3 października 2000 r., I CKN 304/00, OSNC 2001 nr 4, poz. 59; z dnia 5 września 2001 r., I CKN 1159/00, OSNC 2002 nr 5, poz. 67; z dnia 6 czerwca 2003 r., IV CKN 211/0,LEX nr 585877).  Nie ma tu pola na domysły – informacja dla pracownika musi być jasna. Jeżeli pracodawca nie podejmie żadnych działań w tym zakresie trudno będzie pociągnąć pracownika do jakiekolwiek odpowiedzialności.

Podstawa to poufność

Zupełnie podstawowym narzędziem jest zawarcie w umowie o pracę klauzul dotyczących zachowania poufności, a w przypadkach uzasadnionych zawarcie z pracownikiem odrębnej umowy o zachowaniu poufności.  Przedsiębiorca w zależności od poziomu ochrony uzależnionej od rodzaju prowadzonej działalności, powinien poinformować pracowników o potrzebie ochrony informacji, wprowadzić stosowne wewnętrzne procedury, klauzule do umów o pracę, oddzielne umowy o poufność, czy zawrzeć określone postanowienia w regulaminie pracy lub politykach bezpieczeństwa.  Za regulacjami prawnymi powinny iść oczywiście zabezpieczenia techniczne. W orzecznictwie przyjmuje się bowiem, że z ochroną tajemnicy przedsiębiorstwa będziemy mieli do czynienia wówczas gdy przedsiębiorca podjął określone działania faktyczne w celu ochrony tej tajemnicy – wprawdzie zabezpieczenie informacji następuje również wtedy gdy informacja jest chroniona prawnie – poprzez zawarcie umów o poufność, jednak zawsze potrzebne jest chociażby najskromniejsze zabezpieczenie techniczne (np. Wyrok WSA we Wrocławiu z 9.10.2013, IV SA/Wr 502/13). Warto pamiętać, że tajemnica przedsiębiorstwa jest chroniona z  mocy ustawy przez cały okres zatrudnienia oraz w ciągu trzech lat od jego ustania, chyba że umowa stanowi inaczej lub ustał stan tajemnicy. Warto jednak umownie ten okres wydłużyć.

Zakaz konkurencji

Zakaz  konkurencji w trakcie trwania stosunku pracy jest już niemal standardowym rozwiązaniem stosowanym przez pracodawców. Jeżeli pracodawca i pracownik mający dostęp do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, zawierają umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy to warto pomyśleć o tym aby dać prawo pracodawcy do odstąpienia od niej lub jej wypowiedzenia. Utrwalone jest bowiem w orzecznictwie stanowisko, zgodnie z którym, jeśli strony zawarły umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, która w swojej treści nie zawierała klauzul dopuszczających jej wcześniejsze rozwiązanie lub uchylenie się żadnej ze stron od skutków prawnych w drodze jednostronnej czynności prawnej lub innego zdarzenia prawnego (np. prawa odstąpienia od tej umowy) to umowy takiej nie będzie można rozwiązać inaczej aniżeli za zgodnym porozumieniem. Prawo do odstąpienia może przysługiwać stronie przez cały czas obowiązywania umowy (tak np. wyrok SN z 11.02.2015 r., I PK 123/14). Szczególną uwagę na zakaz konkurencji powinni zwrócić pracodawcy, którzy przejęli pracowników na podstawie art. 23[1] KP. Bardzo ważną dla pracodawców uchwałę w ubiegłym roku podjął  Sąd Najwyższy wskazując, że nowy pracodawca, który przejmuje zakład pracy wraz z zatrudnionymi w nim pracownikami, nie jest związany umowami o zakazie konkurencji zawartymi z tymi pracownikami przez wcześniejszego pracodawcę. Nie zmienia tego nawet wpisanie takiej klauzuli do umowy o pracę. (uchwała SN z 6.5.2015 r., sygn. akt. III PZP 2/15). A zatem klauzule lojalnościowe nie wiążą nowego pracodawcy i należy zadbać o wprowadzenie ich na nowo. Warto nie wpaść w taką pułapkę.

Prawa autorskie

W ochronę know-how pracodawcy wpisuje się także kwestia uregulowania nabywania praw autorskich do utworów stworzonych przez pracowników. Przepisy chronią w tym zakresie pracodawcę.  W granicach w ustawie z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (t.j. Dz.U. z 2006 r. Nr 90, poz. 631 ze zm.) określonych, z mocy prawa podmiotem, który nabywa autorskie prawa majątkowe do utworu stworzonego przez pracownika, jest pracodawca. Jeżeli zatem określone utwory zostały stworzone w ramach obowiązków związanych z wykonywaniem pracy to prawa autorskie na mocy przepisów ustawowych nabędzie pracodawca. Często jednak zdarza się, że pracownik wykona zadania nielezące w jego zakresie obowiązków (np. wysłany na targi wykona fotografie które następnie pracodawca wykorzysta w firmowym folderze). W takim wypadku majątkowe prawa autorskie nie przejdą automatycznie na pracodawcę. Choć nie ma potrzeby zawierania osobnej umowy o przeniesienie na pracodawcę uprawnienia, które on już posiada to  jednak pracodawcy zapominają, że  warto zmodyfikować w umowie moment nabycia praw autorskich (np. nabywać je już w momencie ustalenia przez pracownika, a nie dopiero w momencie przyjęcia przez pracodawcę) czy choćby uregulować kwestie korzystania z praw osobistych do utworu poprzez uzyskanie od pracownika odpowiedniego upoważnienia.

Pomiędzy tajemnicą, a doświadczeniem

Bardzo często problematyczne jest rozstrzygnięcie sytuacji w których wykorzystywane przez pracownika informacje dotykają zdobytej przez niego wiedzy.  Nie należy zapominać, że istnieje różnica między wiadomościami odpowiadającymi treści pojęcia ,,tajemnica przedsiębiorstwa” a informacjami wchodzącymi w skład powszechnej, aczkolwiek specjalistycznej wiedzy zdobytej przez pracownika w wyniku własnej działalności zawodowej podczas zatrudnienia. Wiedza, doświadczenie i umiejętności zdobyte przez pracownika podczas zatrudnienia nie korzystają z ustawowej ochrony na rzecz przedsiębiorstwa, chociaż Granica między wiadomościami objętymi pojęciem ,,tajemnicy przedsiębiorstwa” a pojęciem powszechnej, aczkolwiek specjalistycznej wiedzy, niewątpliwie jest nieostra dlatego warto i w tym zakresie pracodawcy minimalizować swoje ryzyko maksymalnie wyznaczając granice wykorzystania firmowego know-how.

Autor: Joanna Torbé, adwokat