W dniu 22 lutego 2016 roku weszła w życie nowelizacja Kodeksu pracy (KP), która m.in. zmienia dotychczasowy porządek zatrudniania pracowników na podstawie umów o pracę zawieranych na czas określony. O czym należy pamiętać zawierając nowe umowy i jak zmienić te już obowiązujące?

Najistotniejsze zmiany wprowadzone nowelizacją, która właśnie weszła w życie dotyczą zasad stosowania umów o pracę na czas określony. W praktyce za zmianą przepisów powinna iść zmiana nie tylko umów zawieranych od 22 lutego 2016 r., ale również tych które już obowiązują. O czym zatem powinni pamiętać pracodawcy aby nie wpaść w pułapkę nowych przepisów?

33- miesiące i 3 umowy…

Nowe przepisy stanowią, że okres zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na czas określony, a także łączny okres zatrudnienia na podstawie umów o pracę na czas określony zawieranych między tymi samymi stronami stosunku pracy, nie może przekraczać 33 miesięcy, a łączna liczba tych umów nie może przekraczać trzech. Przepisy wprowadzają jednak jeszcze dalej idące zmiany, z których wynika, że:

• W przypadku zawarcia kolejnej (czwartej umowy na czas określony) sankcją będzie uznanie pracownika za zatrudnionego na czas nieokreślony. Do tej pory co prawda również istniały w tym względzie pewne ograniczenia (po zawarciu dwóch kolejnych umów na czas określony, trzecia stawała się umową bezterminową), ale można było tego uniknąć stosując między kolejnymi umowami miesięczny okres przerwy. W nowym stanie prawnym brak takiej możliwości. Ta sama sankcja dotyczy sytuacji gdy łączny czas trwania umów przekracza 33 miesiące.

• Uzgodnienie między stronami w trakcie trwania umowy o pracę na czas określony dłuższego okresu wykonywania pracy (aneksowanie umowy na czas określony przedłużające czas jej trwania) uważa się za zawarcie, od dnia następującego po dniu, w którym miało nastąpić jej rozwiązanie, nowej umowy o pracę na czas określony.

• Przepisy nie precyzują skutków przerwy w zatrudnieniu na podstawie umów o pracę na czas określony, ale bezpiecznie jest przyjąć, że przerwa taka nie upoważnia do stosowania limitu od nowa – de facto limit ten będzie obowiązał nawet w przypadku dłuższej przerwy w zatrudnieniu u danego pracodawcy.

• Limit nie dotyczy umów na okres próbny, a zatem łącznie na podstawie umowy o pracę zawieranej na okres próbny i umów o pracę na czas określony pracownik może pracować przez 36 miesięcy, choć warto pamiętać, że na mocy nowelizacji wprowadzono możliwość zawarcia umowy na okres próbny więcej niż jeden raz w określonych sytuacjach.

… ale z wyjątkami

Znowelizowane przepisy przewidują przypadki wyłączające zastosowanie rygorów długości zatrudnienia i liczby umów o pracę zawieranych na czas określony. Limitu ilościowego i czasowego umów o pracę na czas określony nie stosuje się w przypadku:

• zawierania umów, których celem jest zastępstwo pracownika;
• prac dorywczych i sezonowych;
• zawierania umowy na okres kadencji;
• gdy pracodawca wskaże obiektywne przyczyny leżące po jego stronie. W tym przypadku należy jednak powiadomić w odpowiednim terminie 5 dni roboczych od zawarcia takiej umowy, w formie pisemnej lub elektronicznej ze wskazaniem jej przyczyn okręgowego inspektora pracy (niedopełnienie tego obowiązku stanowi wykroczenie).

Jeżeli ma miejsce czwarty z wymienionych przypadków, to w umowie określa się cel lub okoliczności uzasadniające skorzystanie z tego wyjątku.

 Zmiana okresów wypowiedzenia umów o pracę na czas określony

Zmiany obejmują również zasady wypowiadania umów o pracę na czas określony. Pod tym względem zostały one upodobnione do umów na czas nieokreślony. Okres wypowiedzenia będzie zatem każdorazowo zależny od stażu zatrudnienia u danego pracodawcy. Zatem analogicznie okres wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na czas określony wynosi:

• 2 tygodnie, jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy;
• 1 miesiąc, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 6 miesięcy;
• 3 miesiące, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 3 lata.

Do tej pory okres wypowiedzenia dla umów o pracę na czas określony wynosił dwa tygodnie i mógł być zastrzeżony tylko w przypadku umów zawieranych na okres dłuższy niż 6 miesięcy. W zakresie przepisów dotyczących wypowiadania umów o pracę na czas określony bardzo ważne są przepisy przejściowe. Zgodnie z nimi:

• Do umów o pracę na czas określony zawartych na okres do 6 miesięcy albo zawartych na okres dłuższy niż 6 miesięcy, w których nie przewidziano możliwości ich rozwiązania z zachowaniem 2-tygodniowego okresu wypowiedzenia, trwających w dniu 22 lutego 2016 r., w zakresie dopuszczalności ich wypowiedzenia stosuje się przepisy dotychczasowe.

Przykład:Pracodawca zawarł z pracownikiem 1 stycznia 2016 r. umowę o pracę na czas określony na okres 12 miesięcy i nie zastrzegł w niej prawa do rozwiązania tej umowy za dwutygodniowym okresem wypowiedzenia. W takim przypadku nowe przepisy nie znajdują zastosowania i umowy nie można rozwiązać za wypowiedzeniem w czasie jej trwania.

• Przy wypowiadaniu umów o pracę na czas określony zawartych na okres dłuższy niż 6 miesięcy, w których przewidziano możliwość ich rozwiązania z zachowaniem 2-tygodniowego okresu wypowiedzenia, trwających w dniu 22 lutego 2016 r., stosuje się okresy wypowiedzenia zgodnie ze znowelizowanymi przepisami.

Przykład: Pracodawca zawarł z pracownikiem 1 stycznia 2016 r. umowę o pracę na czas określony na okres 12 miesięcy i zastrzegł w niej prawo do rozwiązania tej umowy za dwutygodniowym okresem wypowiedzenia. W połowie października 2016 r. pracodawca chce rozwiązać umowę. W takim przypadku okres wypowiedzenia będzie wynosił 1 miesiąc.

• Przy ustalaniu długości okresu wypowiedzenia umów o pracę na czas określony, trwających w dniu 22 lutego 2016 r., których wypowiedzenie następuje, począwszy od dnia wejścia w życie niniejszej ustawy, nie uwzględnia się okresów zatrudnienia u danego pracodawcy, przypadających przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy.

Przykład: Pracodawca zawarł z pracownikiem 1 stycznia 2016 r. umowę o pracę na czas określony na okres 12 miesięcy i zastrzegł w niej prawo do rozwiązania tej umowy za dwutygodniowym okresem wypowiedzenia. W połowie lipca 2016 r. pracodawca chce rozwiązać umowę. W takim przypadku okres wypowiedzenia będzie wynosił 2 tygodnie ponieważ od 22 lutego 2016 r. zatrudnienie nie trwało co najmniej 6 miesięcy.

• Do postępowań dotyczących odwołania od wypowiedzenia umowy o pracę, rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia oraz wygaśnięcia umowy o pracę stosuje się przepisy dotychczasowe, jeżeli umowy te zostały wypowiedziane, rozwiązane bez wypowiedzenia albo wygasły przed dniem 22 lutego 2016 r.

Umowy na czas określony zawarte przed zmianą przepisów (22.02.2016 r.)

Pracodawcy, których z prawnikami łączyły umowy na czas określony w dniu 22 lutego 2016 r. powinni wiedzieć, że:

• Do umów o pracę na czas określony, trwających w dniu 22 lutego 2016 r., które przed tym dniem zostały wypowiedziane, stosuje się przepisy dotychczasowe.

Przykład: Pracodawca zawarł umowę na czas określony 1 lipca 2015 r. na okres 12 miesięcy z możliwością jej rozwiązania z zachowaniem dwutygodniowego okresu wypowiedzenia. Oświadczenie o rozwiązaniu zostało złożone przez pracodawcę 20 lutego 2016 r. W takim przypadku do umowy zastosowanie znajdują przepisy obowiązujące do 22 lutego 2016 r.

• Do umów o pracę na czas określony, trwających w dniu 22 lutego 2016 r. stosuje się nowe zasady wynikające z art. 25[1] KP jednakże do okresu zatrudnienia, o którym mowa w tym przepisie, wlicza się okres zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na czas określony przypadający od dnia wejścia w życie niniejszej ustawy, a trwająca w tym dniu umowa o pracę na czas określony jest uważana za pierwszą umowę w rozumieniu art. 25[1] KP albo za drugą umowę w rozumieniu tego przepisu, jeżeli została zawarta jako druga umowa w rozumieniu art. 25[1] KP w brzmieniu sprzed nowelizacji. Przepisu tego nie stosuje się do umów o pracę zawartych na czas określony przed dniem 22 lutego 2016 r., jeżeli rozwiązanie takiej umowy przypada po upływie 33 miesięcy od tego dnia i stosunek pracy pracownika podlega szczególnej ochronie przed wypowiedzeniem lub rozwiązaniem umowy o pracę w okresie od 22 lutego 2016 r. do dnia upływu okresu 33 miesięcy od dnia 22 lutego 2016 r.; w takim przypadku umowa rozwiązuje się z upływem okresu, na jaki została zawarta.

• Umowa o pracę na czas określony zawarta od 22 lutego 2016 r., jednakże w okresie 1 miesiąca od dnia rozwiązania drugiej umowy w rozumieniu art. 25[1] KP w dotychczasowym brzmieniu, jeżeli okres ten rozpoczął bieg przed dniem 22 lutego 2016 r.  lub w tym dniu, jest uważana za umowę o pracę zawartą na czas nieokreślony.

Trzeba uzupełnić umowy

Jeżeli w dniu 22 lutego 2016 r. trwa umowa o pracę na czas określony do której strony chcą zastosować któryś z wyjątków pozwalających na niezastosowanie limitu czasowego lub ilościowego tych umów mają one czas do 22 maja 2016 r. na uzupełnienie umów o wskazanie celu i okoliczności uzasadniających takie wyłączenie.

Kiedy zawiadomić PIP?

Jeżeli w dniu 22 lutego 2016 r. trwa umowa o pracę na czas określony do której strony chcą zastosować wyjątek pozwalający na niezastosowanie limitu czasowego lub ilościowego polegający na tym że występują szczególne okoliczności leżące po stronie pracodawcy pracodawca zawiadamia właściwego okręgowego inspektora pracy, w formie pisemnej lub elektronicznej, o takiej umowie, wraz ze wskazaniem przyczyn jej zawarcia, w terminie 5 dni roboczych od dnia uzupełnienia umowy o pracę o informacje o przyczynach zawarcia tej umowy.

Agencje pracy na innych zasadach

Agencji pracy tymczasowych nie będzie obowiązywał znowelizowany art. 25[1] KP – w zakresie jakim mógłby dotyczyć pracowników tymczasowych. Z ustawy o o zatrudnieniu pracowników tymczasowych została wyeliminowana umowa na czas wykonywania określonej pracy (analogicznie jak w przypadku KP).

Autor: Marlena Kwiatek, aplikant radcowski