ZUS przystąpił do porozumienia dotyczącego pracowników wykonujących pracę zdalnie. Nie rozwiązuje ono wszystkich i licznych problemów dotyczących ubezpieczenia transgranicznego, ale część pracowników będzie mogła z niego skorzystać. Dowiedz się kto i na jakich zasadach?

Pandemia SARS-CoV-2 na dobre zmieniła naszą rzeczywistość – zwłaszcza w zakresie zasad i sposobów świadczenia pracy. Jedną z istotniejszych zmian stało się rozpowszechnienie się pracy zdalnej. Obecnie co raz więcej pracowników i pracodawców decyduje się na taką formę zatrudnienia.  Dużym problemem, z którym zmaga się znaczna część pracodawców są kwestie związane z odprowadzaniem należności składowych za pracowników wykonujących pracę zdalną transgranicznie. Przyczyną takiego stanu rzeczy jest to, że regulacje unijne dotyczące ustalania właściwego ustawodawstwa mającego zastosowanie w zakresie zabezpieczenia społecznego nie przewidują żadnych szczególnych rozwiązań dla transgranicznej pracy zdalnej.

Unia Europejska dostrzegła problem

Dostrzegając powyższy problem instytucje UE opracowały porozumienie ramowe, w którym określone zostały zasady ustalania właściwego ustawodawstwa w przypadku transgranicznej pracy zdalnej. Porozumienie weszło w życie w dniu 1 lipca 2023 roku i do teraz podpisane zostało przez 18 państw członkowskich – w tym także Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Wspomniane porozumienie nie rozwiązuje co prawda wszystkich problemów związanych z transgraniczną pracą zdalną, niemniej jednak jest znaczącym krokiem w kierunku ułatwienia wykonywania pracy zdalnej w kilku państwach członkowskich.

Czym jest transgraniczna praca zdalna

Porozumienie definiuje pojęcie transgranicznej pracy zdalnej. Dla celów porozumienia praca zdalna transgraniczna rozumiana jest jako praca, która wykonywana jest z państwa zamieszkania pracownika (np. pracownik zamieszkuje w Niemczech i stamtąd wykonuje pracę zdalną na rzecz swojego pracodawcy) przy zachowaniu połączenia cyfrowego ze środowiskiem swojego pracodawcy, którego siedziba znajduje się w państwie członkowskim innym niż państwo zamieszkania pracownika (np. pracodawcą jest polska spółka). Regulacje porozumienia dotyczą więc tylko takich sytuacji, w których praca najemna mogłaby być wykonywana w siedzibie pracodawcy, ale z pewnych względów jest wykonywana w formie zdalnej z terytorium innego państwa członkowskiego.

Zasady ogólne bez zmian

Zasady ogólne dotyczące ustalania właściwego ustawodawstwa mającego zastosowanie wobec osób wykonujących prace najemną naprzemiennie w dwóch państwach członkowskich pozostają bez zmian. To oznacza, że tak jak dotychczas wspomniane osoby będą ubezpieczone w kraju zamieszkania, o ile będą wykonywać w tymże kraju znaczną część swojej pracy (art. 13 ust. 1 lit a) Rozporządzenia 8883/2004). Przypomnieć należy, że potrzeby rozwiązań unijnych przyjmuje się, że znaczna część pracy oznacza taką pracę, która wykonywana jest w wymiarze nie mniejszym niż 25% całkowitego czasu pracy lub/i wynagrodzenia.

Przykład 1:Pracownik pracuje jednocześnie w Czechach oraz w Polsce, a zamieszkuje na terytorium Czech. Jego pracodawca ma siedzibę w Polsce. Na Polskę przypada 60% aktywności zawodowej pracownika, a na Czechy 40% tej aktywności. Zgodnie z zasadami ogólnymi pracownik będzie ubezpieczony w Czechach – ponieważ wykonuje pracę w wymiarze co najmniej 25% całkowitego czasu pracy w kraju swego zamieszkania.

Przykład 2: Pracownik mieszka w Hiszpanii. Jego pracodawca ma siedzibę w Portugalii. Przez dwa dni w tygodniu pracownik pracuje w Hiszpanii, a przy pozostałe trzy w Portugalii. Ponieważ dwa dni z pięciu (40% ogółu aktywności zawodowej) pracownik pracuje w Hiszpanii, uznawać należy, że wykonuje tam „znaczną część pracy”. Z tego względu wobec niego zastosowanie znajdzie ustawodawstwo hiszpańskie (ustawodawstwo kraju zamieszkania).

Wobec powyższego podkreślić należy, że nadal regułą będzie, że jeśli pracownik wykonuje pracę najemną w co najmniej dwóch państwach członkowskich i jednocześnie w państwie zamieszkania wykonuje pracę w wymiarze co najmniej 25% całkowitego czasu pracy lub/i wynagrodzenia, to wówczas podlega systemowi ubezpieczenia kraju zamieszkania.

Wyjątek dla transgranicznej pracy zdalnej

Przyjęte obecnie porozumienie przewiduje możliwość stosowania pewnego wyjątku względem zasady ogólnej przywołanej powyżej – jednakże tylko w przypadku wykonywania pracy zdalnej w sposób transgraniczny.

Regulacje zawarte w porozumieniu przewidują następujące rozwiązanie – jeśli pracownik wykonuje pracę  w państwie zamieszkania w formie transgranicznej pracy zdalnej w wymiarze co najmniej 25%, jednakże nie więcej niż 50% całkowitego czasu pracy, to podlega pod system zabezpieczenia społecznego tego państwa członkowskiego, w którym znajduje się siedziba jego pracodawcy. Wobec tego ustawodawstwem właściwym mającym zastosowanie w stosunku do osoby ubezpieczonej będzie ustawodawstwo tego państwa członkowskiego, w którym znajduje się siedziba pracodawcy (a nie kraju zamieszkania, tak jak by to wynikało z zasad ogólnych).

Przykład 3:Pracownik pracuje w Niemczech oraz w Austrii, a zamieszkuje na terytorium Niemiec. Jego pracodawca ma siedzibę w Austrii. W Niemczech pracownik wykonuje pracę w formie pracy zdalnej, natomiast w Austrii pracuje stacjonarnie w biurze swojego pracodawcy. Na Niemcy przypada 40% jego aktywności zawodowej, a Austrię 60%. W takim przypadku pracownik nie będzie ubezpieczony w Niemczech (tj. w miejscu swojego zamieszkania), ale w Austrii (według siedziby pracodawcy).

Przykład 4: Pracownik mieszka w Niemczech i jest zatrudniony u polskiego pracodawcy jako analityk danych. Pracodawca wyraził zgodę, aby pracownik wykonywał pracę według schematu: 2 dni w formie pracy zdalnej z domu w Niemczech i 3 dni stacjonarnie w biurze w Polsce. W trakcie wykonywania pracy zdalnej pracownik pracuje na służbowym laptopie i jest podłączony bezpośrednio do środowiska informatycznego swojego pracodawcy. W związku z tym, że wymiar aktywności zawodowej pracownika w Niemczech wynosi 40% ogólnego czasu pracy (a więc co najmniej 25% i nie więcej niż 50%) pracownik ten będzie mógł zostać objęty wyjątkiem przewidzianym w porozumieniu. Z tego względu pracownik nie będzie ubezpieczony w Niemczech (tj. w kraju zamieszkania), tylko w Polsce (według miejsca siedziby pracodawcy).

Powyższe oznacza, że obecnie możliwe jest – przy spełnieniu określonych wymogów – ustalenie  ustawodawstwa państwa siedziby pracodawcy jako ustawodawstwa mającego zastosowanie wobec osoby ubezpieczonej, pomimo wykonywania przez tą osobę znacznej części pracy w państwie zamieszkania.

Istotny będzie także kraj zamieszkania ubezpieczonego i kraj siedziby pracodawcy

Osoba ubezpieczona będzie mogła zostać objęta zakresem porozumienia tylko wtedy, gdy miejsce jej zamieszkania będzie znajdować się w państwie członkowskim, które pozostaje sygnatariuszem porozumienia. Jednocześnie również siedziba pracodawcy/ów osoby ubezpieczonej będzie musiała znajdować się na terytorium któregoś z pozostałych państw członkowskich, które przystąpiły do porozumienia.

Do dnia sporządzenia niniejszego artykułu do porozumienia przystąpiły następujące kraje członkowskie:

• Austria
• Belgia
• Chorwacja
• Czechy
• Finlandia
• Francja
• Niemcy
• Księstwo Liechtenstein
• Luksemburg
• Malta
• Norwegia
• Polska
• Portugalia
• Hiszpania
• Szwecja
• Szwajcaria
• Holandia
• Słowacja

Aktualną listę sygnatariuszy można znaleźć pod linkiem:

https://socialsecurity.belgium.be/en/internationally-active/cross-border-telework-eu-eea-and-switzerland

Kto nie skorzysta z wyjątku przewidzianego w porozumieniu

Porozumienie nie znajdzie zastosowania do wskazanych kategorii osób:

• podejmujących w państwie zamieszkania aktywność zawodową inną niż zdalna praca transgraniczna (np. jednocześnie pracujących stacjonarnie w kraju zamieszkania),
• normalnie wykonujących pracę najemną w państwie członkowskim innym niż państwo zamieszkania i państwo siedziby pracodawcy (czyli gdy w obszar aktywności zawodowej ubezpieczonego zaangażowane jest również inne, trzecie i kolejne państwo członkowskie),
• wykonujących pracę na własny rachunek.

Stosowanie wyjątku tylko na wniosek zainteresowanego

Możliwość zastosowania rozwiązania przewidzianego w porozumieniu będzie uzależniona od złożenia stosownego wniosku przez uprawnioną osobę. To zaś oznacza, że wspomniane rozwiązanie nie będzie stosowane „automatycznie” i do czasu złożenia stosownego wniosku zastosowanie będą znajdować zasady ogólne.

Osoby zainteresowane, wykonujące pracę zdalną na terenie Polski w związku z zatrudnieniem u zagranicznych pracodawców, mogą wystąpić, o objecie ich zapisami porozumienia do instytucji zabezpieczenia społecznego w państwie siedziby pracodawcy (o ile to państwo jest sygnatariuszem porozumienia). Z wnioskiem do instytucji zagranicznej może wystąpić również zagraniczny pracodawca

Jeśli zaś chodzi o osoby zatrudnione u polskich pracodawców bądź o samych polskich pracodawców, to będą oni musieli wystąpić do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych z wnioskiem US-36. Wniosek można złożyć za pośrednictwem platformy PUE ZUS lub w formie pisemnej. Po uzyskaniu pozytywnej informacji zwrotnej z ZUS Oddział w Kielcach ubezpieczony lub jego pracodawca powinien wystąpić do właściwego oddziału ZUS z wnioskiem o wydanie zaświadczenia A1.

Autor: aplikantka adwokacka Karolina Sobocińska