Pytanie czytelnika: Czy zgłoszenie na piśmie jest traktowane jako list bądź formularz wrzucony do skrzynki u pracodawcy, czy również jest to e-mail?

Zgodnie z projektowanymi przepisami, pracodawca tworząc regulamin zgłoszeń wewnętrznych musi określić sposoby przekazywania zgłoszeń. Pracodawca samodzielnie decyduje w regulaminie zgłoszeń wewnętrznych, w jaki sposób dokonywane będą zgłoszenia naruszeń prawa.

Jednocześnie jednak projektowane przepisy określą minimalne standardy,  jakie  musi wprowadzić pracodawca, co do formy dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa. I tak zgodnie z minimalnym ustawowym wymogiem sygnalista musi mieć możliwość dokonywania zgłoszeń przynajmniej na piśmie lub ustnie. Zgodnie zaś z przepisami Kodeksu cywilnego do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli (art. 78 Kodeksu Cywilnego). Kluczowy jest tu zatem własnoręczny podpis. Jednocześnie, oświadczenie złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej, o ile takie oświadczenie zostanie opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym (art. 78[1] Kodeksu Cywilnego). Zatem sam e-mail nie będzie traktowany jako równoważny formie pisemnej (choć nie ma przeszkód aby w regulaminie dać możliwość skłania zgłoszeń również w tej formie, wykraczając poza minimalny standard). Jednocześnie, formularz podpisany przez sygnalistę i wrzucony do skrzynki przygotowanej w tym celu, spełnia warunki zgłoszenia pisemnego.

Tak więc obie drogi zgłoszeń, o których mowa w pytaniu, mogą zostać wprowadzone u pracodawcy, ale tylko jedna z nich spełnia wymóg pisemności.

Podstawa prawna:

• art. 78 § 1, art. 78[1] Kodeksu cywilnego
• art. 29 ust. 1, ust. 4, ust. 5 projektu ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa