Pytanie czytelnika: Czy Dział Kadr/HR będzie odpowiedni do przyjmowania zgłoszeń sygnalistów czy lepiej nie wprowadzać takiego rozwiązania?

Zgodnie z projektowanymi przepisami pracodawca tworząc regulamin zgłoszeń wewnętrznych musi wskazać:

• podmiot wewnętrzny upoważniony przez pracodawcę do przyjmowania zgłoszeń;
• niezależny organizacyjnie podmiot, upoważniony do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia i dalszą komunikację ze zgłaszającym, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie zgłaszającemu informacji zwrotnej; rolę tę może pełnić podmiot, o którym mowa w punkcie powyżej (a zatem mogą być dwa podmioty – jeden przyjmujący zgłoszenie i drugi prowadzący postępowania lub jeden podmiot skupiający obie te funkcje).

Ważne jest to, że postępowanie powinien prowadzić podmiot niezależny organizacyjnie. Niestety ustawodawca nie wskazuje, od kogo ten podmiot ma być niezależny, jednak należy przyjąć, że chodzi o niezależność organizacyjną w stosunku do pracodawcy. Niezależność, o której mówi ustawa, w naszej ocenie powinna być interpretowana jako wolność od warunków, które zagrażałyby obiektywizmowi lub domniemaniu obiektywizmu. Z całą pewnością najbezpieczniej jest przyjąć rozwiązanie, w którym Dział HR przyjmuje zgłoszenia, a następnie zobowiązany jest do przekazania ich podmiotowi zewnętrznemu. Można też od razu przekierować zgłoszenia do podmiotu zewnętrznego (z perspektywy sygnalisty takie rozwiązania też mogą być traktowane jako zwiększające zaufanie do procedury zgłoszeń wewnętrznych). Wtedy bez żadnej wątpliwości warunek niezależności organizacyjnej będzie spełniony.

Jeżeli zgłoszenia miałaby rozpatrywać jakaś jednostka w strukturze firmy, trzeba w naszej ocenie stworzyć warunki jej niezależności organizacyjnej w regulaminie zgłoszeń wewnętrznych czy strukturze organizacyjnej: określić podległość służbową, wprowadzić rozwiązania zapewniające uprawnienia do efektowanego prowadzenia postępowania w sposób niezależny i obiektywny. Można dokonać takich zmian służących niezależności wyłącznie w zakresie określonych zadań związanych z prowadzeniem postępowania wewnętrznego w związku ze zgłoszeniem sygnalisty, tak aby nie naruszać struktury firmy. Oznacza to, że zmiany dotyczące Działu HR będą dotyczyły tylko wybranych zadań związanych z prowadzeniem postępowania w związku ze zgłoszeniem sygnalisty.

Rozwiązaniem dopuszczalnym jest również wyodrębnienie w strukturze samodzielnej komórki organizacyjnej.

Należy pamiętać, że niezależność organizacyjna polega na rozdzielaniu działalności związanej z rozpatrywaniem zgłoszeń sygnalistów od działalności pozostałych komórek organizacyjnych, w celu zapewnienia obiektywizmu i zapobiegania konfliktowi interesów. Z tego punktu widzenia co do zasady mając na uwadze, jak w praktyce ulokowane są Działy HR w strukturach firm, powierzenie prowadzenia postępowań Działowi HR może być problematyczne (choć po wyodrębnieniu tych zadań i stworzeniu kryteriów niezależności nie jest wykluczone).

Podstawa prawna: art. 29 ust. 1 i ust. 4  projektu ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa