W następstwie wejścia w życie przepisów o pomocy obywatelom Ukrainy możliwe jest powierzenie pracy obywatelowi Ukrainy na podstawie powiadomienia, które składa się w formie elektronicznej do powiatowego urzędu pracy. Powiadomienie należy złożyć w terminie 14 dni od dnia podjęcia pracy przez obywatela Ukrainy. Powstaje pytanie jak postąpić kiedy zawarcie umowy następuje z kilkudniowym wyprzedzeniem przed podjęciem pracy?

Do kogo stosujemy powiadomienie?

 Ustawa z dnia 12 marca 2022 roku o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa  (dalej jako: „Specustawa ukraińska”) stanowi, że jeśli obywatel Ukrainy wjechał do Polski ze względu na działania wojenne w okresie od dnia 24 lutego 2022 r. i deklaruje zamiar pozostania na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej, to jego pracę można zalegalizować wyłącznie w oparciu o przekazanie stosownego powiadomienia właściwemu powiatowemu urzędowi pracy.

Kiedy i gdzie złożyć powiadomienie?

Powiadomienia dokonuje się w terminie 14 dni od dnia podjęcia pracy przez obywatela Ukrainy. Powiadomienie składa się do powiatowego urzędu pracy właściwego ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania podmiotu powierzającego pracę cudzoziemcowi. Jeśli zaś chodzi o formę powiadomienia to składa się je w formie elektronicznej za pośrednictwem portalu praca.gov.pl. Urząd przyjmujący powiadomienie nie weryfikuje poprawności dokonywanego powiadomienia, a jedynie ewidencjonuje wskazane w nim dane w celach informacyjnych i statystycznych.

Jak liczyć 14-dniowy termin na dokonanie powiadomienia?

Przywołany wyżej art. 22 Specustawy ukraińskiej jasno stanowi, że powiadomienia należy dokonać w terminie 14 dni od dnia pojęcia pracy przez obywatela Ukrainy. Chodzi więc o dzień, w którym cudzoziemiec faktycznie przystąpił do wykonywania pracy na rzecz podmiotu powierzającego. Tym samym, jeśli mamy do czynienia z sytuacją, w której data zawarcia umowy o pracę z cudzoziemcem różni się od daty oznaczonej jako dzień rozpoczęcia pracy, to powiadomienia należy dokonać dopiero w tym dniu, w którym obywatel Ukrainy przystąpił do wykonywania pracy rzecz podmiotu powierzającego. To zaś oznacza, że bieg terminu na dokonanie powiadomienia rozpoczyna się w dniu rozpoczęcia pracy przez cudzoziemca, a nie w dniu zawarcia z nim umowy o pracę.

Co jeśli powiadomienie zostało już dokonane, a cudzoziemiec nie stawił się ostatecznie do pracy?

Jeśli powiadomienie zostało już przekazane do urzędu przedwcześnie (przykładowo w dniu podpisania umowy o pracę, przed faktycznym podjęciem pracy), a następnie ostatecznie obywatel Ukrainy nie rozpoczął wykonywania pracy na rzecz podmiotu powierzającego, to o tym fakcie należy urząd powiadomić. W tym celu można przekazać właściwemu urzędowi pismo w zwykłej formie pisemnej z wyjaśnieniami odnośnie zaistniałej sytuacji. Takie działanie uchroni pracodawcę przed ewentualnym zarzutem podania nieprawdziwych informacji urzędowi, bowiem niezgłoszenie faktu zaistnienia przywołanej wyżej sytuacji będzie skutkowało istnieniem stanu rozbieżności pomiędzy danymi zaewidencjonowanymi przez urząd, a rzeczywistym stanem zatrudnienia u danego pracodawcy.

Autor: aplikantka adwokacka Karolina Sobocińska